ABLE2 s’engage à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles. Dans le cadre de cet engagement, notre politique de confidentialité gouverne nos actions au niveau de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels (RP). La politique de confidentialité pratiquée à ABLE2 respecte les lignes directrices relatives aux pratiques exemplaires de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE), ainsi que toute autre législation provinciale qui s’y applique.
En rapport à cette politique, ABLE2 définit le terme RP (renseignements personnels) comme toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, au sujet d’une personne donnée. Cela inclut toute information sous quelque forme que ce soit, telle que :
- âge, nom, numéro d’identification, origine ethnique ou groupe sanguin ;
- opinions, évaluations, commentaires, statut social ou mesures disciplinaires ; et
- dossiers d’employés, dossiers de crédit, dossiers de prêts, dossiers médicaux, existence d’un litige entre un consommateur et un commerçant, intentions (par exemple, acquérir des biens ou des services, ou changer d’emploi).
Introduction
ABLE2 est responsable du maintien et de la protection des RP qui lui sont confiés. Nous avons désigné au sein de notre organisme une personne chargée de la conformité de notre politique de confidentialité.
Objectifs d’identification : Les raisons pour lesquelles nous collectons des renseignements personnels
Notre objectif à ABLE2 est d’aider dans la mesure du possible les individus et leurs familles à utiliser nos services. Nous collectons, utilisons et divulguons des renseignements personnels (RP) sur la nature de la relation que vous entretenez avec nous.
De façon générale, nous collectons des informations pouvant nous permettre de vous fournir les renseignements et les services que vous avez sollicités.
Le but de la collecte de vos RP vous sera expliqué avant ou au moment de les collecter. De plus, nous nous ferons le devoir de vous expliquer à quoi nous avons l’intention d’utiliser ces informations et dans quelle mesure elles peuvent être divulguées.
Dans certaines circonstances, les objectifs de la collecte d’informations peuvent être clairs et le consentement peut être implicite. Cela se produit par exemple lorsque vous nous donnez votre nom, votre adresse et vos renseignements de paiement dans le cadre des frais de services, de l’achat d’un billet vous permettant de participer à un événement et des dons.
Consentement
La connaissance et le consentement sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation des RP, sauf lorsque la loi l'exige ou l'autorise.
ABLE2 demandera toujours votre consentement avant ou au moment de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de vos renseignements personnels, sauf lorsque cela est approprié.
Le consentement peut nous être fourni par une autorisation écrite, verbale, électronique ou par l'intermédiaire de votre représentant légal autorisé, tel que votre tuteur ou votre avocat. Vous pouvez également remplir et signer l’une de nos demandes d’application afin de nous donner votre consentement écrit. Nous tâcherons toujours d'utiliser un langage clair et compréhensible lorsqu’il s’agit de vous demander votre permission en vue de collecter vos RP.
À l’exception de certaines circonstances légales, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre Responsable de la confidentialité à ABLE2. Cependant, votre décision de ne pas divulguer certains renseignements personnels peut avoir un impact sur les informations et les services que nous pouvons vous offrir.
Limites de la collecte de renseignements personnels
Les RP collectés par ABLE2 seront limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils sont collectés.
Avec votre consentement, ABLE2 peut collecter des RP auprès de vous :
- En personne;
- Au téléphone;
- Par correspondance postale;
- Par email;
- Par fax similé ; et
- Par Internet et d’autres plateformes de médias sociaux utilisés par ABLE2.
Limites de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels
Vos RP ne peuvent être utilisés ou divulgués qu'aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si vous y avez consenti autrement, ou lorsque cela est requis ou autorisé par la loi. Vos RP ne seront conservés que pendant la période nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel ils ont été collectés ou tel que requis par la loi.
Nous tâcherons de vous demander votre consentement si nous devons utiliser vos informations à des fins autres que celles décrites dans cette politique. Nous ne divulguerons vos informations à des tiers que lorsque vous avez donné votre consentement ou lorsque la loi l'exige. De plus, nous nous ferons le devoir de vous demander également votre consentement pour la méthode de transmission de vos informations.
L'accès à vos informations sera limité aux seules personnes autorisées à consulter, conserver ou gérer vos informations, en raison de leurs tâches actuelles. Vos informations seront conservées dans la plus stricte confidentialité et ne seront pas partagées avec des personnes non autorisées.
Vos RP seront détruits ou rendus anonymes une fois que nous n’en aurons plus besoin à ABLE2. Toutefois, certaines informations peuvent devoir être conservées ou archivées indéfiniment ou archivées.
Précision
ABLE2 s’efforcera de garder vos RP aussi complets et à jour que nécessaires aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.
Nous vous encourageons à informer notre Responsable de la protection de la vie privée de tout changement pertinent au niveau des reseignements que nous conservons à votre sujet, tel qu'un changement d'adresse, de numéro de téléphone, etc. Toute erriur de renseignements que nos détenons à votre sujet sera corrigée dès que vous nous en aurez informé.
Conservation
Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des informations.
ABLE2 prendra toutes les précautions raisonnables pour protéger vos RP contre toute perte, vol, utilisation non autorisée, accès, divulgation ou modification.
Les informations personnelles sont conservées à ABLE2 au moyen d’une combinaison de fichiers papier et électroniques et elles sont protégées dans toute sorte de format. Nos classeurs sont verrouillés et l'accès aux bureaux est restreint. Notre système informatique est protégé par des mots de passe et est conçu de telle manière que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux fichiers et aux bases de données sécurisés.
ABLE2 utilise des services de paiement tiers qualifiés et le site Web de l'organisation est certifié et sécurisé.
À ABLE2, tous les employés sont tenus de garder vos RP confidentiels et ont signé un accord qui vérifie leur compréhension et leurs responsabilités en ce qui a trait à la confidentialité des RP.
Ouverture
La politique de confidentialité sera disponible en format papier sur le site Internet d’ABLE2.
Les modifications apportées à cette politique seront publiées sur notre site Internet. Ces modifications seront approuvées par notre Conseil d’administration.
Si vous avez des questions ou des préoccupations supplémentaires au sujet de nos politiques de confidentialité et nos pratiques relatives à la gestion des informations personnelles, nous vous invitons à nous contacter par téléphone, courrier, e-mail ou via notre site Internet, et nous répondrons à vos préoccupations au mieux de notre capacité.
Accès individuel
Dès la réception d'une demande écrite et d'une preuve de droit, ABLE2 vous donnera accès à vos RP conservés dans son bureau dans un délai raisonnable.
Vous avez le droit de vérifier à ABLE2 l’exactitude de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels. En outre, vous pouvez vérifier l'exhaustivité de vos RP et demander qu'ils soient modifiés, le cas échéant. Cependant, dans certaines circonstances autorisées par la loi, nous ne vous divulguerons pas certaines informations. Par exemple, nous ne pouvons pas divulguer des informations vous concernant lorsque d'autres personnes étaient consultées à titre de référence ou s'il existe une restriction légale ou de sécurité.
Recours fourni
ABLE2 vous encourage à contacter son Responsable de la confidentialité si vous avez des questions ou des demandes de renseignements concernant sa politique ou ses pratiques de confidentialité. Nous enquêterons et répondrons à toutes vos préoccupations liées à notre façon de traiter vos RP.
Vous pouvez contacter le Responsable de la confidentialité par :
Téléphone: 613-761-9522
TTY: 613-725-6175
Fax: 613-761-9525
E-mail: info@able2.org
Par mail:
ABLE2
1 Community Place
312 Parkdale Avenue
Ottawa, ON, Canada
K1Y 4X5
Approuvé: juin 2020
